Retributiereglementen en debiteurenbeheer: naar de perfecte afstemming in 2019

Retributiereglementen en debiteurenbeheer: naar de perfecte afstemming in 2019

Datum: maandag 17 december 2018

Author(s): Wilfried Horemans

Conform artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur is de financieel directeur in volle autonomie verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer van het lokaal bestuur. Om de kostprijs van dit debiteurenbeheer zo laag mogelijk te houden kunnen twee complementaire keuzes naar voor geschoven worden:

  • prestaties vooraf laten betalen zodat debiteurenbeheer tot een absoluut minimum herleid wordt;

  • de kostprijs van het debiteurenbeheer doorrekenen aan de wanbetalers

De kostprijs van een afdeling debiteurenbeheer binnen een openbaar bestuur zou heel miniem zijn indien het zich zou kunnen beperken tot …

  • het versturen van betalingsdocumenten van vorderingen (aanslagbiljet, factuur, beslissingsbrief bij een GAS-boete, …);

  • het boekhoudkundig verwerken van alle spontane betalingen;

  • het verzenden van een gratis herinnering (aanmaning) aan debiteuren die per toeval vergeten waren tijdig te betalen

De bijhorende kostprijs kan dan gemakkelijk gedragen worden door de algemene middelen van het openbaar bestuur. Jammer genoeg strookt dit niet met de realiteit en is dit voor alle besturen een utopie!

Naast het opvolgen van betwistingen wordt een dienst debiteurenbeheer geconfronteerd met een onbegrensd aantal wettelijke invorderingsprocedures

  • het opvolgen en opnieuw verzenden van spoorloze debiteuren;

  • het controleren van toegestane afbetalingsplannen;

  • het verlenen en opvolgen van uitstel van betaling;

  • het meermaals (al dan niet aangetekend) aanmanen van onbetaalde vorderingen;

  • het gerechtelijk overmaken en invorderen van dossiers via deurwaarder of advocaat;

  • het toepassen van een arsenaal aan actieve en reactieve wettelijke invorderingsprocedures;

  • het stuiten van de verjaring van een vordering;

  • het oninbaar maken van een vordering als inning onmogelijk is geworde

Al deze extra invorderingsprocedures vergen tal van resources (personeel, materiaal, verzendingskosten, papier, intern/extern juridisch advies of adresopzoekingen door een deurwaarder, opmaak documenten, opvragen attesten, opstellen motiveringsdossier, …) die ten laste vallen van de financieel directeur. Het behelst een meerkost voor administratie die de invordering van schulden met zich meebrengt wanneer de debiteur duidelijk onwillig is. Het betreft vermijdbare kosten die de wanbetaler door eigen inertie en passieve houding heeft veroorzaakt. Het is evident dat de debiteur die niet tijdig betaalt, niet reageert op de correspondentie van een openbaar bestuur en/of geen bereikbaar adres opgeeft, de kosten moet dragen die daarvan het rechtstreekse gevolg zijn. Deze kosten moeten gerecupereerd kunnen worden. Het komt weinig billijk over dat de kosten van de administratie worden gedragen door alle burgers.

 

Maar hoe doe je dat nu, het doorrekenen van kosten aan de wanbetaler of veroorzaker ? Hoe kan je dat juridisch correct verwoorden en uitwerken? En hoe ver kan je hierin gaan? En voor welke vorderingen kan dit toegepast worden : zowel niet-fiscale als fiscale vorderingen?

Hierbij moet eerst en vooral verwezen worden naar een recent artikel en visie in FinConnect van Bart Engelen (advocaat Antaxius) waarin de reële mogelijkheid van het doorrekenen van de kostprijs van de laatste (niet-aangetekende) aanmaning bij de invordering van fiscale schuldvorderingen aan de nalatige debiteur werd besproken. In dit artikel vermeldt Bart Engelen dat er reeds verschillende gemeentebesturen zijn die momenteel al werken met een door de toezichthoudende overheid goedgekeurd retributiereglement op het doorrekenen van een aanmaningskost voor zowel niet-fiscale als fiscale vorderingen.

Bijzonder relevant is verder ook de ruimere insteek over het doorrekenen van nog meer invorderingskosten van het debiteurenbeheer op nalatige debiteuren van niet-fiscale debiteuren zoals hierboven vermeld, zoals toegelicht door mezelf in de opleiding rond ‘debiteurenbeheer in de praktijk’ eerder dit jaar (1).

Het vorderingslandschap van de financieel directeur is met de jaren alsmaar uitgebreider geworden. De groep niet-fiscale vorderingen binnen een lokaal bestuur is al lang niet meer beperkt tot enkel retributies. Het invorderen van GAS-boetes en andere administratieve boetes, terugvorderingen, schadedossiers, doorgeefleningen, herstelvorderingen, … maken eveneens deel uit van de groep niet-fiscale vorderingen. De fiscale vorderingen (gemeentebelastingen) zijn ondertussen ook uitgebreid met administratieve geldboeten. Allemaal vorderingen waarvoor de financieel directeur bewarende en uitvoerende toegepaste invorderingsprocedures moet voor opstarten indien de debiteur niet overgaat tot spontane, vrijwillige betaling na een betaalverzoek. Hoe meer vorderingen, hoe meer gevarieerde acties van debiteurenbeheer er noodzakelijk zijn om openstaande vorderingen te kunnen innen.

De financieel directeur is in volle autonomie verantwoordelijk voor het voeren van een resultaatsgericht debiteurenbeheer van de gemeente/OCMW. Hij/zij moet alles in het werk stellen om elke opstaande vordering in zijn boekhouding te kunnen innen, en heeft hiervoor een arsenaal aan bewarende en uitvoerende invorderingsprocedures ter beschikking. Hij/zij moet de rechten van de gemeentekas bewaken en veilig te stellen. Bovendien moet hij/zij dat zo kostenefficiënt en doeltreffend mogelijk doen. Het niet toepassen van wettelijke invorderingsprocedures om reden van te omslachtig, te complexe procedures, te hoge personeelskost, te arbeidsintensief zijn, te veel en te hoge bijhorende kosten,  … kwijten hem/haar niet van deze verantwoordelijkheid.


Meer en meer worden we geconfronteerd met nalatige debiteuren (2) die hun openstaande schuld niet spontaan betalen na het verzenden van een gratis betalingsdocument of eerste aanmaning waarvan de kosten worden gedragen door het lokaal bestuur zelf. Het versturen van een tweede aanmaning en een aangetekende rappel/aanmaning met doorrekenen van kosten behoort ondertussen tot de gekende opties. De reële inspanningen van de dienst debiteurenbeheer zijn dan nog – afhankelijk van de softwaretoepassing waarmee men werkt – eerder beperkt. Door de grote hoeveelheid vorderingsoorten, het samengaan van gemeente en OCMW, de aangroeiende hoeveelheid wanbetalers moeten financieel directeurs met hun debiteurenbeheer meer inspanningen leveren: dossier opmaken voor gerechtelijke invordering (deurwaarder/advocaat), bewarende maatregelen nemen en andere uitvoerende procedures voor of na de deurwaarder opstarten. Ook deurwaarders hebben de laatste jaren meer insolvabele debiteuren en de doorgerekende niet-gerecupereerde kost naar het gemeentebestuur vertegenwoordigt een alsmaar groter wordend percentage uit het uitgavebudget van debiteurenbeheer. Al deze procedures vergen administratiekosten en resources : personeel, juridische expertise, druk-, papier- en verzendkosten, en tijd om alles te controleren en onder opvolging te plaatsen.

 

De vraag of de belastingbetaler moet opdraaien voor de kosten die veroorzaakt werden door wanbetalers wordt eerder negatief beantwoord. Maar hoe kan je dan een retributiereglement opstellen waar men … :

  • een maximale compensatie nastreeft van de kosten van een uitgebreid debiteurenbeheer door deze door te rekenen aan de veroorzakers;

  • een realistische compensatie voorziet om ook andere bewarende en uitvoerende complexe toegepaste invorderingsprocedures toe te passen door de dienst debiteurenbeheer;

  • rekening houdt met tarieven die in verhouding staan tot de complexiteit van de te voeren procedures;

  • fiscale en niet-fiscale debiteuren gelijkwaardig behandelt bij kostenrecuperatie.

 

Het is een uitdaging waar elk bestuur een gepast antwoord dient op te vinden op basis van voortschrijdend inzicht en een gebalanceerde visie.

 

Interesse in de praktische implementatie van een optimaal debiteurenbeheer? Uitgeverij Vanden Broele organiseert een reeks praktische workshops omtrent diverse aspecten van debiteurenbeheer zodat u met kennis van zaken de procedures en bijbehorende reglementen in uw bestuur op punt kunt zetten én houden.

 

 

Voetnoten

(1) Opleiding Vanden Broele rond “debiteurenbeheer in de praktijk” die werd gegeven in Gent, Leuven, Antwerpen en Hasselt eind 2017 - begin 2018.

(2) Nalatig debiteur = iemand die na een betalingsuitnodiging (aanslagbiljet, factuur, beslissing GAS-boete, vonnis, …) de vordering niet betwist en geen betalingsfaciliteiten aanvraagt, maar niet spontaan overgaat tot betaling voor de vervaldatum van de vordering.