Samenwerking tussen lokaal bestuur en gerechtsdeurwaarder: hoe een doordacht Service Level Agreement (SLA) het verschil kan maken

Samenwerking tussen lokaal bestuur en gerechtsdeurwaarder: hoe een doordacht Service Level Agreement (SLA) het verschil kan maken

Datum: vrijdag 25 januari 2019

Author(s): Wilfried Horemans

Conform artikel 177 van het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) is de financieel directeur van het lokaal bestuur in volle autonomie verantwoordelijk voor het voeren van een kosten-efficiënt en effectief debiteurenbeheer. Dit betekent dat alleen hij/zij verantwoordelijk is om alle wettelijke bewarende en uitvoerende invorderingsprocedures toe te passen om een effectieve inning van een openstaande vordering te realiseren. De financieel directeur moet de rechten van de gemeentekas bewaken en veilig te stellen.

Deze invorderingsprocedures kunnen verdeeld worden in drie groepen:

1. Invorderingsprocedures die tot de eerstelijnsinvordering behoren
* bijvoorbeeld: het verzenden van betalingsdocumenten, het opzoeken van onbereikbare debiteuren, het toestaan van afbetalingsplan, het verzenden van aanmaningen al dan niet verhoogd met administratiekosten, het sturen van een laatste aangetekende rappel, het opsporen van erfgenamen, …

2. Invorderingsprocedures waarbij wordt samengewerkt met externe partijen
* bijvoorbeeld: een collectieveschuldenbemiddelaar, de dienst schuldbemiddeling, een maatschappelijk assistent, een curator, een vereffenaar, een notaris, opzoeken van een werkgever, het indienen van een schuldvordering bij een gerechtsdeurwaarder, verschillende instanties voor het toepassen van een fiscaal vereenvoudigd derdenbeslag, …

3. Invorderingsprocedures waarbij samengewerkt wordt met een externe partner om gerechtelijke procedures op te starten
* bijvoorbeeld: samenwerking met een gerechtsdeurwaarder en/of een advocaat voor gerechtelijke invordering (betekening dwangbevel, beslag op en verkoop van roerende goederen, beslag op huurgelden, opstarten procedure uit-onverdeeldheidstreding, aanstellen curator voor onbeheerde nalatenschap, betekenen bevel voorafgaand aan het uitvoerend beslag op onroerend goed, …)

 

Maar hoe geraakt een invorderingsdossier bij een gerechtsdeurwaarder voor verdere gerechtelijke stappen?

In tegenstelling tot wat beweerd wordt – namelijk dat je als openbaar bestuur vrij met een gerechtsdeurwaarder of advocaat mag samenwerken – valt deze juridische dienstverlening door gerechtsdeurwaarders in principe onder de regelgeving overheidsopdrachten, maar dan wel onder het soepelere regime van de sociale en andere specifieke diensten (1). Het soepelere regime houdt voornamelijk in dat er meer mogelijkheden zijn om gerechtsdeurwaarders aan te stellen via een onderhandelingsprocedure.
Enkele specifieke diensten van gerechtsdeurwaarders zijn wel uitgesloten van de huidige regelgeving overheidsopdrachten, namelijk indien de gerechtsdeurwaarders worden aangewezen door een hof of een rechtbank, of door de wet om specifieke taken uit te voeren onder toezicht van deze rechtscolleges (2). Maar de tussenkomst van gerechtsdeurwaarders in het kader van debiteurenbeheer op vraag van een openbaar bestuur, valt niet meteen onder de voormelde uitzondering. Voor deze dienstverlening dient aldus een overheidsopdracht onder het soepelere regime te worden geplaatst.

Welke plaatsingsprocedure kan worden gehanteerd bij de sociale en andere specifieke diensten (3), wordt geregeld door artikel 89, § 1 van de Wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Uit dit artikel volgt dat door de aanbestedende overheid steeds gebruik kan worden gemaakt van:

- de openbare en niet-openbare procedure;

- de mededingingsprocedure met onderhandeling;

- de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking;

- de procedure sui generis;

- de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor opdrachten met een geraamde waarde tot € 750.000 (excl. btw).

Voor zover de aanbestedende overheid één van de in het vet gedrukte procedures hanteert, kan ze bij sociale en andere specifieke diensten, zoals de betreffende diensten door gerechtsdeurwaarders, onderhandelen over de offertes. Bij de procedure sui generis dient de mogelijkheid om te onderhandelen wel in het bestek te worden opgenomen.

Volledigheidshalve dient aangevuld te worden dat er voor het aanstellen van een advocaat wel een uitzondering bestaat op het toepassen van de Wet overheidsopdrachten indien het specifiek gaat over een vertegenwoordiging in rechte (4). Deze bepaling is niet van toepassing op gerechtsdeurwaarders.

 

Maar hoe begin je hier nu aan?

Hoe kan je een ‘gunstige’ overheidsovereenkomst afsluiten met een gerechtsdeurwaarderkantoor als de kostprijs van hun prestaties bij alle deurwaarders hetzelfde is?
Aangezien de gerechtsdeurwaarder door de wetgever bevoegdheden heeft gekregen die enkel hij kan uitvoeren, is zijn tussenkomst geregeld volgens een wettelijk tarief (5). Dit tarief werd voor burgerlijke en handelszaken vastgelegd bij het koninklijk besluit van 30 november 1976 en wordt jaarlijks geïndexeerd (6). Volledigheidshalve vermelden we hier nog bij dat sedert 1 januari 2012 de gerechtsdeurwaarder in België onderworpen is aan de btw-wetgeving. Behoudens de wettelijk voorziene uitzonderingen zal hij dan ook btw moeten aanrekenen op zijn erelonen en kosten. Dit heeft een nefaste invloed op de grootte van het uitgavebudget voor niet-gerecupereerde deurwaarderskosten.

De financieel directeur wordt jaarlijks geconfronteerd met meer types van vorderingen (belastingen, retributies, gas-boetes voor overlast, gas-boetes op parkeren, boetes voor lage emissie zone (LEZ), schadedossiers, terugvorderingen, …). Dit leidt zonder meer tot meer wanbetalers en een grotere hoeveelheid aan dossiers die aan een gerechtsdeurwaarder zal worden toevertrouwd. Dit resulteert dan weer in een groter uitgavebudget om de niet-gerecupereerde deurwaarderskosten te financieren. De financieel directeur heeft er alle belang bij:

- een deel van de kosten van het debiteurenbeheer voor wanbetalers (dossier samenstellen, aangetekende rappel verzenden, de onbetwiste facturen uitvoerbaar laten verklaren en het uitvaardigen van een dwangbevel en dit over maken aan de gerechtsdeurwaarder) door te rekenen aan de wanbetaler (7);

- een zo laag mogelijke kost bij de gerechtsdeurwaarder te bekomen zonder te moeten inboeten op de inningsgraad van de dossiers (8).

Hoewel ze dezelfde tarieven aanrekenen, zijn er toch grote verschillen tussen de gerechtsdeurwaarderkantoren merkbaar, vooral als het gaat over een resultaatgerichte maar tegelijk kostenbesparende aanpak van uw invorderingsdossiers. De mee- en ruimdenkendheid van een kantoor kan een groot verschil maken op de invorderingskosten, waar zowel de debiteur (bij recuperatie) als het openbaar bestuur (bij niet-recuperatie) gebaat zijn. De mate waarin een gerechtsdeurwaarder:

- een doordacht kostenbesparend plan van aanpak kan voorleggen

- een gerichte aanpak toepast bij kleine dossierbedragen (bijvoorbeeld minder dan € 100,00)

- een maximale ophoging van kosten onder controle kan houden

- oog heeft voor low-cost-invordering en sociale realiteit

- kan beschikken over een ruime transparante solvabiliteitsdatabase

- verschillende invorderingsdossiers kan samenvoegen

- snel en doordacht handelt en debiteuren vlot kan overhalen te betalen

- digitaal geconnecteerd is met gerechtsdeurwaarders buiten zijn territoriale bevoegdheidsgrens (9)

- omgaat met frustratoire kosten (10)

- enz. …

… zal deze hogere en dus betere kwalitatieve scores behalen op een overheidsopdracht in vergelijking met confraters. Een maximale service tegenover een lage kostprijs moet de rode draad zijn binnen deze onderhandelingsprocedure. De volledige uitwerking van de overeenkomst kan best opgenomen worden in een Service Level Agreement (SLA) met het gerechtsdeurwaarderskantoor. Gewapend met een goede SLA kan u uw gerechtsdeurwaarder maximaal aansturen om op een snelle kostenbesparende manier maximaal uw dossiers te innen. Deze SLA draagt gegarandeerd bij tot het succes van uw gerechtelijke procedures, een verhoogde inningsgraad tegen minimale kosten.

 

Interesse in de praktische implementatie van een optimaal debiteurenbeheer? Uitgeverij Vanden Broele organiseert een reeks praktische workshops omtrent diverse aspecten van debiteurenbeheer zodat u met kennis van zaken de procedures en bijbehorende reglementen in uw bestuur op punt kunt zetten én houden.

 

 

 

 

Voetnoten

(1) Titel 6 van de Wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

(2) Zie Memorie van Toelichting bij artikel 28 van de Wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

(3) Titel 6 van de Wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

(4) Artikel 28, § 1, 4°, a, van de Wet overheidsopdrachten.

(5) https://www.huissiersdejustice.be/sites/gerechtsdeurwaarders.be/files/wysiwyg/copie_de_burgerlijk_tarief_2019.pdf

(6) Deze wettekst vindt u ook op FinConnect: https://myportal.vandenbroeleconnect.be/nl-be/inhoudstypes/wetgeving/detail/149464312146006638/koninklijk-besluit-van-30-november-1976-tot-vaststelling-van-het#149745787123017231

(7) Zie de eerdere bijdrage in de FinConnect-nieuwsbrief  van december 2018: “Retributiereglementen en debiteurenbeheer: naar de perfecte afstemming in 2019”: https://myportal.vandenbroeleconnect.be/nl-be/inhoudstypes/highlights/detail/74029018386532702/retributiereglementen-en-debiteurenbeheer-naar-de-perfecte-afstemming-in-2019?row=1#cwOFG

(8) Conform artikel 1024 van het Gerechtelijk Wetboek komen de kosten van tenuitvoerlegging steeds ten laste van de partij tegen wie de tenuitvoerlegging wordt gevorderd en aldus zal de gerechtsdeurwaarder steeds het nodige doen om ze te recupereren voor de schuldeiser.

(9) De bevoegdheid van de gerechtsdeurwaarder is dan ook territoriaal begrensd.

(10) Artikel 866 van het Gerechtelijk Wetboek.