VRAAG
Ingevolge de coronacrisis kan je als lokale overheid geconfronteerd worden met afgelastingen van evenementen. Vaak zijn hiervoor reeds bestelbonnen gemaakt.
Welke rechten en plichten spelen hier voor de besturen die geplande evenementen moeten afgelasten?
* * *
ANTWOORD
Sportweken in de paasvakantie
Een voorbeeld betreft de samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met verschillende partners voor de organisatie van sportweken in de paasvakantie.
Op basis van deze overeenkomsten kunnen de contractpartners normalerwijze rechten putten, wat de afname betreft. Vaak is in deze overeenkomsten geen sprake van mogelijke annulering of opzeg, waardoor het afgelasten geen afbreuk doet aan de bepalingen van de betreffende overeenkomsten met de partners (opdrachtnemers).
Het lokaal bestuur kan zich wel trachten te beroepen op het principe van overmacht (onvoorzienbare omstandigheden), bijvoorbeeld nu de federale overheid de Covid-19-maatregelen heeft verlengd voor de duur van de paasvakantie. De beslissing dat de vakantiekampen en jeugdwerking in de paasvakantie niet kunnen doorgaan werd genomen in overleg met de jeugdsector. Minister Benjamin Dalle heeft ook opgeroepen om niet onmiddellijk de inschrijvingsgelden terug te vragen, omdat dit ook een financiële strop kan zijn voor veel organisaties.
We raden aan om in een gezamenlijk overleg met de partners tot een regeling te komen. Bijvoorbeeld door de onkosten te dekken of de activiteiten indien mogelijk te verschuiven naar een andere periode.
Het afgelasten van evenementen
Het hangt telkens af van de concrete omstandigheden. De modaliteiten die werden afgesproken in overeenkomsten zullen hier bepalend zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij overheidsopdrachten (waaronder ook kleine offertevragen), concessies, e.d. Te denken valt aan modaliteiten zoals opzeg, annulering met of zonder onkostenvergoeding(en), verbreking, speling van vermoedelijke hoeveelheden, schorsing(en), verlenging(en), …
Bovendien kan onder meer de duur van de overeenkomst/opdracht en de (vermoedelijke) hoeveelheden/aantallen die zijn meegedeeld, een invloed hebben op de mogelijkheden.
Bijvoorbeeld: Gaat het om een tussentijdse afname van minder hoeveelheden van de overeenkomst? Gaat het om de volledige opzeg of verbreking van de opdracht? Gaat het om de annulering van één of meer van de evenementen in de overeenkomst met een partner? Enzovoort.
Als er geen sprake zou zijn van dergelijke modaliteiten/mogelijkheden kan het lokaal bestuur zich ook hier trachten te beroepen op overmacht (onvoorzienbare omstandigheden). Maar als de (contract)partners rechten kunnen putten uit de vermelde data, duur, hoeveelheden, aantallen, … dan is het mogelijk dat zij om een schadevergoeding of onkostenvergoeding verzoeken.
Tenzij het geleden nadeel beperkt is (zoals ‘bijvoorbeeld’ bij werken lager dan 2,5% van het initiële opdrachtbedrag of bij leveringen en diensten minstens 15% van de initiële opdracht), kan men recht hebben op een schadevergoeding als het lokaal bestuur de opdracht/het evenement zelf eenzijdig zou annuleren of stopzetten.
Maar dat betekent dus ook niet noodzakelijk dat men recht heeft op het volledige bedrag. Meestal wordt er in de rechtsleer gekeken naar zo’n 10% (schade)vergoeding, tenzij er concreet kan worden aangetoond dat dit meer of minder bedraagt. Desgevallend kan er door de betreffende (leidend) ambtenaar een regeling worden getroffen met de (contract)partner omtrent het dekken van de onkosten en/of het evenement uitstellen naar een latere datum (maar ook hier moet normaal geval per geval bekeken worden of dit mogelijk is). Compensatiemaatregelen vanuit het lokaal bestuur zouden wel kunnen helpen bij het treffen van een regeling.
Bij overheidsopdrachten en bij de meeste samenwerkingsovereenkomsten kan er best rekening worden gehouden met voormelde adviezen.
Bij concessies zal het dan o.a. afhangen in hoeverre de concessiehouder het exploitatierisico (en de gerelateerde kosten) zelf draagt.
Bij toelagen (stimuleringsbijdragen) moet het lokaal bestuur bekijken of ze die nog wenst (of kan) uitgeven.
