Een recent auditrapport van Audit Vlaanderen (maart 2026) legde bloot dat veel lokale besturen structureel worstelen met het correct toepassen van aankoopprocedures. De gevolgen? Niet-conforme aankopen, gemiste drempelbedragen en verhoogde frauderisico's. De oplossing begint bij kennis.
Wat onthult het auditrapport?
Audit Vlaanderen voerde de afgelopen jaren een reeks thema-audits uit bij zestien lokale besturen, gericht op de werking van technische diensten en de uitvoering van werken in eigen beheer. De resultaten zijn ontnuchterend. Uit een opvolgaudit in 2024 bleek dat slechts 17% van de eerder geformuleerde aanbevelingen effectief was gerealiseerd — een cijfer dat volgens Audit Vlaanderen wijst op een beperkt risicobewustzijn.
Op basis van de nieuwe thema-audit identificeerde Audit Vlaanderen vier kritieke succesfactoren waaraan lokale besturen onvoldoende voldoen:
- Strategische doelen ontbreken. Lokale besturen sturen hun technische dienst vooral operationeel aan. Er is geen duidelijke langetermijnvisie, geen meetbare doelstellingen en geen structurele monitoring. Daardoor blijven verbeteringen uit.
- Planning is onvoldoende uitgewerkt. Er ontbreekt een objectief beoordelingskader voor de dringendheid van taken, de inventaris van middelen is onvolledig, en voorraadniveaus en personeelsbeschikbaarheid zijn niet geïntegreerd in het planningssysteem. Planningsgegevens worden bovendien niet systematisch gemonitord.
- Het aankoopbeleid wordt onvoldoende geborgd. Dit is het meest uitgewerkte knelpunt in het rapport. Bestellingen gebeuren reactief zonder structurele voorraadcontrole, procedures worden bij kleine aankopen niet gevolgd, drempelbedragen worden niet bewaakt door gebrekkig uitgavenoverzicht, het inzicht in raamcontracten ontbreekt, en functiescheiding is bij kleinere en dringende aankopen onvoldoende gewaarborgd.
- Sensibilisering rond integriteit schiet tekort. Deontologische codes bestaan, maar zijn onvoldoende gekend bij medewerkers. Leidinggevenden missen concrete handvaten voor gevoelige situaties, en beheersmaatregelen zoals toegangsbeheer worden niet consequent toegepast.
Vooral de vaststellingen rond aankopen verdienen bijzondere aandacht voor iedereen die betrokken is bij overheidsopdrachten.
De concrete knelpunten rond aankopen
Het rapport somt een reeks tekortkomingen op die rechtstreeks te maken hebben met het onvoldoende kennen en toepassen van de regels rond overheidsopdrachten.
Procedures worden niet gevolgd bij kleine aankopen. Hoewel aankoopprocedures formeel bestaan, worden ze bij kleinere aankopen niet altijd toegepast. Audit Vlaanderen spreekt van een beperkt risicobewustzijn, wat het risico op niet-conforme aankopen aanzienlijk verhoogt. Het idee dat "het maar om een klein bedrag gaat" leidt ertoe dat basisprincipes van de wetgeving overheidsopdrachten worden genegeerd — met alle mogelijke gevolgen van dien.
Drempelbedragen worden onvoldoende bewaakt. Doordat lokale besturen niet altijd beschikken over een volledig, accuraat en tijdig overzicht van de totale uitgaven per leverancier, worden drempelbedragen niet consequent gerespecteerd. Het gevolg: procedures rond overheidsopdrachten worden niet correct toegepast. Dit is geen kwestie van kwade wil, maar van gebrekkig inzicht en een tekort aan kennis over de regelgeving.
Functiescheiding schiet tekort. Bij kleinere en dringende aankopen is de scheiding tussen wie bestelt, goedkeurt en betaalt onvoldoende gewaarborgd. Autorisatielijnen bestaan op papier, maar beperken zich in de praktijk vaak tot een controle van de kredietbeschikbaarheid — zonder inhoudelijke toetsing aan de regels. Bij dringende aankopen verloopt de goedkeuringsflow ad hoc, vaak zonder afdoende motivering.
Het overzicht op raamcontracten ontbreekt. Bij enkele lokale besturen is er geen volledig zicht op bestaande en lopende raamcontracten. Dat ondermijnt zowel de efficiëntie als de rechtmatigheid van het aankoopproces.
De rode draad: een gebrek aan basiskennis
Wanneer je de vaststellingen van Audit Vlaanderen naast elkaar legt, springt één rode draad in het oog: veel van de geconstateerde problemen zijn terug te voeren op een gebrek aan basiskennis over overheidsopdrachten bij de medewerkers die in de praktijk aankopen doen of erbij betrokken zijn.
Het gaat niet alleen over de aankoopdienst. Bij technische diensten zijn het vaak ploegbazen, magazijniers of medewerkers op het terrein die bestellingen plaatsen of materiaal aankopen. Zij zijn niet per definitie vertrouwd met begrippen als drempelbedragen, plaatsingsprocedures, motiveringsplicht of de principes van mededinging. Toch nemen zij dagelijks aankoopbeslissingen die onder de wetgeving overheidsopdrachten vallen.
Audit Vlaanderen benadrukt dat het risicobewustzijn bij lokale besturen moet groeien. Maar risicobewustzijn begint bij kennis. Wie de regels niet kent, kan ze ook niet toepassen — en kan al helemaal niet inschatten wanneer er iets fout dreigt te lopen.
Wat kan uw bestuur hieraan doen?
De aanbevelingen van Audit Vlaanderen zijn duidelijk: versterk de interne beheersing, werk aan functiescheiding, zorg voor een gestructureerd aankoopproces en verhoog het risicobewustzijn. Maar al die structurele verbeteringen staan of vallen met één voorwaarde: medewerkers moeten de basisprincipes van overheidsopdrachten kennen en begrijpen.
Precies daarom ontwikkelden wij twee e-learnings die lokale besturen helpen om die kennisbasis structureel te verankeren:
Wegwijs in overheidsopdrachten biedt een toegankelijke introductie in de regelgeving. Medewerkers leren wat overheidsopdrachten zijn, welke basisprincipes gelden, hoe drempelbedragen werken en welke procedures wanneer van toepassing zijn. Deze e-learning is bij uitstek geschikt voor medewerkers die niet dagelijks met overheidsopdrachten bezig zijn, maar wel aankoopbeslissingen nemen — zoals medewerkers van technische diensten.
Uitvoering van overheidsopdrachten gaat een stap verder en focust op de praktische toepassing: van de plaatsing van een opdracht tot de opvolging van de uitvoering. Medewerkers leren hoe ze correct omgaan met bestellingen, leveringen, facturatie en wijzigingen aan lopende opdrachten.
Voorkomen is beter dan een negatieve audit
De bevindingen van Audit Vlaanderen zijn geen uitzonderingen. De geauditeerde besturen werden geselecteerd op basis van geografische spreiding en de periode sinds een vorige audit — niet omdat er al problemen waren gesignaleerd. De kans is dus reëel dat vergelijkbare tekortkomingen ook bij andere lokale besturen bestaan.
Een audit van Audit Vlaanderen hoeft geen onaangename verrassing te zijn. Door proactief te investeren in de kennis van uw medewerkers, bouwt u aan een organisatie die niet alleen correct handelt, maar dat ook kan aantonen. Een gedegen basiskennis overheidsopdrachten helpt uw bestuur om drempelbedragen correct op te volgen, procedures consequent toe te passen bij elke aankoop (ook de kleine), functiescheiding en autorisatielijnen beter te begrijpen en na te leven, en het risicobewustzijn te verhogen op alle niveaus.
Investeer vandaag in kennis, vermijd morgen de risico's
Het rapport van Audit Vlaanderen is een duidelijk signaal: de tijd van "het zal wel loslopen" is voorbij. Lokale besturen die hun medewerkers niet uitrusten met de juiste kennis, lopen een verhoogd risico op niet-conforme aankopen, verspilling van middelen en — in het slechtste geval — fraude.
Onze e-learnings Wegwijs in overheidsopdrachten en Uitvoering van overheidsopdrachten bieden een laagdrempelige, flexibele manier om die kennisbasis op te bouwen en te onderhouden. Medewerkers volgen de opleiding op eigen tempo, kunnen de stof herhalen wanneer nodig en bouwen stap voor stap aan een solide begrip van de regelgeving.
Wilt u weten hoe onze e-learnings uw bestuur kunnen helpen? Neem contact met ons op voor meer informatie of een demo.
Het volledige rapport kan u hier terugvinden.
