Overheidsopdrachten: voor veel medewerkers binnen lokale besturen is het een abstract begrip. Complexe regelgeving, juridische en administratieve verplichtingen, technische bestekken, … Het is een onderwerp waar velen liever een boogje omheen lopen. Toch is een basiskennis ervan cruciaal voor een vlotte en correcte werking van de organisatie. Gemeente Lint ondervond dat zelf en zocht naar een oplossing. We spraken met Tamara Goetmakers, beleidsmedewerker bij gemeente Lint, over hun traject.
Eén persoon als aanspreekpunt: onhoudbaar
Ongeveer zes jaar geleden werd de aankooptaak bij gemeente Lint ondergebracht bij een aparte deskundige. Voordien zat die taak verweven in een breder pakket — bij Tamara zelf — maar de groeiende complexiteit en het toenemende volume maakten dat onhoudbaar. Met de komst van een deskundige aankoop leek het probleem opgelost, maar de realiteit bleek anders.
"We merkten dat die persoon echt overladen werd," vertelt Tamara. "Iedereen stelde voortdurend de vraag: 'Rol eens een bestek uit' of 'We hebben een bestek nodig voor dit of dat.' En dat beperkte zich niet tot administratieve of juridische vragen. Bij ons ging dat zelfs over technische bepalingen."
De aankoper was op die manier verworden tot het enige aanspreekpunt voor alles wat met overheidsopdrachten te maken had. Een situatie die niet alleen de betrokken medewerker onder druk zette, maar ook de organisatie kwetsbaar maakte.
Ver-van-mijn-bed-show
Tegelijk stelde Lint vast dat de basiskennis over overheidsopdrachten bij een groot deel van de medewerkers bijzonder beperkt was. Niet enkel over de technische details van aanbestedingsprocedures — dat is begrijpelijk — maar zelfs over de fundamentele logica erachter.
"We merkten dat overheidsopdrachten heel flou waren bij heel veel mensen," zegt Tamara. "Een echte ver-van-mijn-bedshow. 'Waarom moet dat? Wat betekent dat?' Ze kenden de diverse aanbestedingen niet, maar een overheidsopdracht, daar kwamen ze liever niet mee in aanraking."
Het resultaat was een organisatie waarin één persoon de volledige last droeg, terwijl collega's amper wisten waarom bepaalde procedures verplicht zijn of wat ze precies inhouden. De context ontbrak volledig.
Geen vinger wijzen, maar iedereen versterken
Lint besliste dat het anders moest. Maar hoe pak je zoiets aan zonder mensen voor het hoofd te stoten? Tamara is duidelijk: intern met de vinger wijzen was geen optie.
"Om zelf met het vingertje te gaan wijzen, vonden we iets te betuttelend. Dat geeft vaak ook minder impact dan iemand extern of een e-learningplatform."
De keuze viel dan ook op de e-learnings van FinConnect: Wegwijs in overheidsopdrachten en Uitvoering van overheidsopdrachten. Een toegankelijke, externe manier om medewerkers op eigen tempo vertrouwd te maken met de materie — zonder de druk van een klassikale opleiding of een intern opgestoken vinger.
Leren op je eigen ritme — en op het juiste moment
Tamara volgde zelf reeds een e-learning via FinConnect, en kijkt er positief op terug. Wat haar het meest bijbleef? De flexibiliteit.
"Je kunt de e-learnings op je eigen ritme doorlopen. Soms heb je een dag vol vergaderingen en dan plan je niet snel iets in om met andere projecten verder te gaan — want een uurtje voelt dan als te weinig. Maar voor een e-learningmodule is dat net genoeg. Die korte momenten tussen vergaderingen door zijn dan ook het perfecte moment om er eens eentje te doorlopen. De theorie vraagt bovendien wat ruimte om te bevatten en die kortere leermomenten bieden dat precies."
Het online vragenuurtje: ook voor wie niet meer dagelijks met aankoop bezig is
Naast de e-learning zelf neemt Tamara ook deel aan het online vragenuurtje dat FinConnect organiseert — een livesessie waar deelnemers vragen kunnen stellen. Hoewel de aankoop niet langer deel uitmaakt van haar dagelijkse takenpakket, haalt ze er nog steeds concrete inzichten uit.
"Vorige keer ging het over delegaties: iets wat niet thuishoort in het dagelijks bestuur, maar een delegatie van het college vereist. En toen dacht ik: dat hebben wij zelf ook vervat in het dagelijks bestuur. Je pikt tijdens dat uurtje vaak zaken op waarvan je denkt: dat moeten wij zeker ook opnemen."
Een brede doelgroep
De e-learnings worden bij Lint niet enkel uitgerold voor de directe aankoopmedewerkers. Tamara legt uit dat de doelgroep bewust breed gekozen is: alle deskundigen én een aantal diensthoofden.
"Wij vinden dat zij ook op de hoogte moeten zijn. Wanneer er vragen komen vanuit de diensten, moeten de clustercoördinatoren een eerste lijn aanspreekpunt kunnen zijn.
De bedoeling is dus niet om van iedereen een aankoopspecialist te maken, maar om een gedeelde basiskennis te creëren. Een organisatie waar mensen weten wat overheidsopdrachten zijn, waarom ze bestaan en wanneer ze van toepassing zijn — zodat de aankoper kan doen waar hij of zij voor aangesteld is: adviseren, bijsturen en ondersteunen, in plaats van van nul af aan uitleggen."
